Traitement comptable des coupons expirés
Que sont les coupons expirés ?
Ce sont des moyens de paiement dont la date de validité est dépassée ou qui ont été désactivés.
Le solde restant sur ces coupons ne peut plus être utilisé par les clients. Il doit donc être traité correctement dans votre comptabilité, généralement comme un produit.
Quelles sont les possibilités ?
Il existe plusieurs façons de gérer les coupons expirés. Choisissez la méthode qui correspond le mieux à votre organisation et à votre gestion comptable.
Option 1 : Traitement via un rapport (méthode recommandée)
Cette méthode est la plus simple et la plus utilisée.
Le montant total des coupons expirés est traité directement dans votre comptabilité, sans modification des commandes dans ticketmatic.
Étapes
- Générez un rapport dans ticketmatic afin d’identifier le montant total des coupons expirés.
- Comptabilisez ce montant dans votre système comptable.
- Désactivez les coupons concernés afin qu’ils ne puissent plus être utilisés :
- Allez dans Commandes > Actions > Montrer les infos du coupon
- Recherchez le code coupon souhaité
- Cliquez sur Désactiver
Les coupons restent liés à leur commande d’origine, mais ne peuvent plus être utilisés comme moyen de paiement.
Bon à savoir
Si vous fournissez une liste de codes coupons, ticketmatic peut également désactiver plusieurs coupons en une seule opération.
Option 2 : Traitement via des frais de commande
Cette méthode permet de conserver une trace visible du traitement directement dans Ticketmatic.
Étapes
- Ajoutez le solde restant du coupon comme paiement dans la commande (y compris pour les coupons totalement inutilisés).
- Ajoutez ensuite des frais de commande, par exemple : Traitement coupon expiré
La commande sera alors considérée comme entièrement payée et le montant sera correctement traité dans ticketmatic et dans la comptabilité.
Points d’attention
- Ne modifiez pas la date d’expiration des coupons déjà traités.
- Les coupons expirés sans identifiant de commande (order ID) correspondent à des coupons supprimés. Leur solde a probablement déjà été traité autrement (par exemple via un remboursement ou une correction) et ne doit donc pas être traité une seconde fois.
- Il est recommandé de ne pas supprimer les coupons des commandes afin d’éviter des incohérences.
- Pour effectuer un remboursement, il est préférable :
- d’utiliser le coupon comme paiement ;
- puis de rembourser le montant excédentaire via un autre moyen de paiement (Mollie, virement interne, remboursement manuel, etc.).
- Ne supprimez pas les coupons des commandes si vous souhaitez pouvoir les rechercher ultérieurement via leur code.
- Vous pouvez supprimer des coupons uniquement si cela ne pose aucun problème pour votre organisation et votre suivi interne.