Vider le compte d'attente
Le nettoyage du compte d'attente est une tâche essentielle pour garantir l'exactitude de vos rapports comptables. Il est recommandé d'effectuer cette opération régulièrement.
Cet article propose plusieurs méthodes de travail possibles. Si vos procédures internes diffèrent (notamment concernant les remboursements ou les avoirs en cas d'annulation), vous pouvez bien entendu les adapter.
Veillez à vous coordonner avec vos collègues chargés de la comptabilité pour définir sur quels comptes imputer ces opérations, afin qu'ils sachent exactement à quoi correspondent ces régularisations.
Attention : tant qu'une commande présente un solde ouvert, l'ensemble des billets de cette commande reste comptablement non lié à leurs événements respectifs, et pas seulement la partie non payée. Si une commande contient par exemple 10 billets dont 9 sont payés et 1 ne l'est pas, la totalité de la commande reste sur le compte d'attente. C'est pourquoi un nettoyage est utile, même pour un faible montant restant dû.
Statut de paiement : Trop perçu (Surpayé)
Lorsqu'une commande se trouve sur le compte d'attente avec le statut de paiement Trop payé, il est important de vérifier ce qui a provoqué cette situation :
- Une modification a-t-elle été effectuée sur les billets après le paiement (changement de tarif, suppression de billets, etc.) ?
- Une modification a-t-elle entraîné le recalcul des frais de commande (par exemple, le changement du mode de livraison de « par courrier » à « e-mail ») ?
- Un montant incorrect a-t-il été enregistré comme paiement au guichet ?
- …
S'il s'agit d'une modification apportée à une commande (récente), vous pouvez rembourser le client, émettre un avoir ou corriger la commande s'il s'agit d'une erreur.
S'il s'agit d'une erreur d'enregistrement du montant payé, il est recommandé de procéder à un remboursement du montant perçu en trop en utilisant le même mode de paiement que celui utilisé lors de la transaction initiale.
Si vous ne pouvez ou ne souhaitez pas effectuer de remboursement ou émettre d'avoir (par exemple parce que la commande est trop ancienne), deux options s'offrent à vous pour corriger la commande. Choisissez celle qui convient le mieux à votre fonctionnement.
Créez (via les Paramètres) de nouveaux frais de commande manuels, par exemple « Trop perçu ». Dans la commande elle-même, ajoutez ces frais :
- Cliquez sur Actions.
- Cliquez sur Frais de commande.
- Cliquez sur Ajouter.
- Sélectionnez les frais de commande Trop perçu.
- Saisissez le montant payé en trop.
Attention :
S'il s'agit d'une commande vide, vous ne pouvez pas enregistrer de frais de commande. Dans ce cas, il est recommandé d'ajouter temporairement un billet ou un produit fictif, d'enregistrer les frais de commande, puis de supprimer à nouveau le billet ou le produit.
La commande passe désormais au statut de paiement Entièrement payé et sera retirée du compte d'attente. Les recettes seront alors attribuées aux événements, vouchers, produits ou frais de commande concernés dans le récapitulatif financier.
Statut de paiement : Incomplet (Sous-payé)
Les commandes auxquelles un paiement est déjà lié, mais qui ne sont pas encore entièrement réglées, apparaissent également sur le compte d'attente. Les commandes sans aucun paiement n'y figurent pas.
Pas assez payé
Cela se produit lorsque, par exemple, une modification est apportée à la commande après le paiement (comme l'ajout d'un billet supplémentaire), de sorte que le montant payé ne suffit plus.
Commande récente ou événements futurs : S'il s'agit d'une commande récente, de billets pour des événements à venir, ou si vous attendez encore un paiement (par exemple pour des réservations de groupe), veillez à ce que le client règle le montant restant.
Commande ancienne ou abandonnée : Si vous n'attendez plus de paiement ou s'il s'agit de billets pour des événements (très) anciens, vérifiez d'abord si le billet a été utilisé ou non. Consultez l'historique de la commande pour savoir s'il a été délivré et/ou scanné :
- S'il n'a pas été utilisé : vous pouvez simplement supprimer ce billet.
- S'il a été utilisé : il faut pouvoir indiquer en comptabilité que le montant perçu est insuffisant. Pour cela, créez un mode de paiement spécifique (s'il n'existe pas encore), par exemple « Correction (trop peu payé) ». Veillez à ce qu'il soit clair pour la comptabilité qu'il s'agit d'argent non perçu.
Ajoutez ensuite un paiement du montant restant à la commande concernée via ce mode de paiement :
- Cliquez sur Ajouter un paiement.
- Sélectionnez le mode de paiement créé à cet effet.
- Vérifiez le montant pré-rempli automatiquement (ajustez-le si nécessaire).
- Cliquez sur Payer.
La commande obtiendra alors le statut de paiement Entièrement payé et sera retirée du compte d'attente. Les recettes seront attribuées aux événements, vouchers, produits ou frais de commande concernés dans le récapitulatif financier.
Attention :
Si la commande est liée à un mode de livraison qui déclenche l'envoi automatique d'un mail lors du paiement, un e-mail sera tout de même envoyé au client. Pour éviter cela, modifiez d'abord le mode de livraison vers un mode d'impression.
Non présent sur le compte d'attente, mais à corriger
Il s'agit des commandes avec un solde ouvert sans aucun paiement.
Les billets non payés (et qui ne le seront plus) ne se trouvent pas sur le compte d'attente, mais il est recommandé de les corriger afin de maintenir l'exactitude des autres rapports.
- Vérifiez d'abord si les billets n'ont été ni délivrés ni utilisés (scannés).
- Si ce n'est pas le cas : supprimez-les simplement de la commande pour que le solde ouvert passe à 0 €.
- S'ils ont été délivrés ou utilisés : une correction par l'ajout d'un paiement (avec le mode de paiement « Correction (trop peu payé) ») est recommandée. Vous pouvez également supprimer les billets, mais vos recettes ne correspondraient plus, par exemple, à vos chiffres de contrôle d'accès (scans).
Conséquences de la correction des commandes sur le compte d'attente
Si vous corrigez des commandes contenant des événements et/ou des produits de l'exercice (comptable) précédent, ceux-ci apparaîtront dans les rapports comptables en tant que recettes ou remboursements.
Par conséquent, avant d'effectuer des corrections sur des commandes anciennes, nous vous recommandons de choisir entre deux options :
- Convenir clairement avec la comptabilité que vous allez effectuer ces corrections (et quand, de préférence en une seule fois). La comptabilité pourra alors décider si elle intègre encore ces corrections sur l'exercice précédent ou si elle ne comptabilise plus ces modifications car l'exercice est clôturé.
- Laisser ces commandes en l'état pour éviter que des modifications ne soient visibles sur des événements et/ou produits plus anciens. Dans ce cas, un montant restera en permanence sur le compte d'attente sans être apuré.
💡 Conseil :
pour éviter les commandes sur le compte d'attente, la bonne pratique consiste à ajouter les billets supplémentaires réservés ultérieurement dans une nouvelle commande plutôt que dans une commande existante. En effet, si une commande contient des billets de l'exercice en cours ET de l'exercice précédent et qu'elle se retrouve sur le compte d'attente, cela générera des mouvements comptables sur un exercice déjà clôturé. Commencer une nouvelle commande permet d'éviter ce désagrément.